Det som er markeret med fed er noget af det vigtigste.
Det foreslås som noget nyt i § 8, stk. 1, nr. 1, at virksomheder, der efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, har pligt til at udarbejde en årsrapport, eller hvis nettoomsætning i to på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr., skal opbevare regnskabsmaterialet digitalt, mens opbevaringsperioden på 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, foreslås videreført. Den foreslåede § 3 afgrænser, hvad der anses for virksomhedens regnskabsmateriale.
Digital opbevaring af regnskabsmateriale skal forstås således, at regnskabsmaterialet skal være maskinlæsbart (binært) og opbevares på et digitalt medie, der befinder sig enten i virksomheden eller hos en tredjepart. Digital opbevaring kan således f.eks. være opbevaring på en server, uanset om denne er placeret hos virksomheden selv eller hos en tredjepart, f.eks. i en cloudløsning. Der foreslås således ikke nogen begrænsninger i forhold til, hvor det digitale medie, hvorpå regnskabsmaterialet opbevares, fysisk er placeret. Den foreslåede ordning er således i overensstemmelse med Europa Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1807 af 14. november 2018 om en ramme for fri udveksling af andre data end personoplysninger i Den Europæiske Union.
Kravet om digital opbevaring kan også opfyldes ved at lagre et billede af en faktura på f.eks. en smartphone eller en tablet. Der er ikke krav om, at al virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på samme digitale medie. Virksomheden skal imidlertid have et klart overblik over, hvor og hvordan regnskabsmaterialet opbevares, og dette gælder også for den digitale sikkerhedskopi af regnskabsmaterialet. Det skal fremgå af beskrivelsen af virksomhedens bogføringsprocedurer efter forslagets § 4, stk. 2, hvor det originale regnskabsmateriale og sikkerhedskopien opbevares, og hvem der er ansvarlig herfor. En myndighed, som er berettiget til at udføre kontrol med en virksomhed, og som derfor har hjemmel til at kræve de nødvendige oplysninger, kan efter forslagets § 12, stk. 4, fastsætte en rimelig frist for denne udlevering. Hvis virksomheden ikke inden for denne frist er i stand til at stille det krævede regnskabsmateriale eller sikkerhedskopien heraf til rådighed for myndigheden, fordi virksomheden opbevarer regnskabsmaterialet på en række forskellige enheder og medier, som virksomheden ikke har overblik over, vil det være en alvorlig overtrædelse af såvel den foreslåede § 4, stk. 2, om beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer, af § 8, stk. 1 eller 2, om opbevaringspligt og af § 12 om virksomhedens pligt til at stille virksomhedens regnskabsmateriale til rådighed i forbindelse med myndigheders kontrol. Det må derfor generelt anbefales, at virksomhederne tilstræber at opbevare sit regnskabsmateriale på et mindre antal medier eller enheder, og navnlig at der tages en samlet sikkerhedskopi af hele virksomhedens regnskabsmateriale.
Kravet indebærer, at hvis en bogføringspligtig f.eks. modtager en kvittering på papir, skal kvitteringen scannes ind på et digitalt medie eller på anden måde overføres til et digitalt medie og derefter opbevares digitalt i hele opbevaringsperioden. Modtages en faktura derimod pr. mail, er fakturaen allerede digital. Den bogføringspligtige kan naturligvis udskrive fakturaen på papir, hvis det ønskes, men for at opfylde kravet om digital opbevaring, skal fakturaen fortsat opbevares i mailsystemet eller på anden vis digitalt.
Det foreslås i § 8, stk. 1, nr. 2, at de dele af regnskabsmaterialet, der dokumenterer rigtigheden af registreringerne i bogføringen, skal foreligge digitalt senest 10 dage efter, at den digitale registrering efter forslagets § 5, stk.
1, 1. pkt., har fundet sted.
Ifølge § 5, stk. 1, 1. pkt., skal alle transaktioner registreres digitalt snarest muligt efter, at de forhold, der er grundlag for registreringerne, foreligger. Med forslagets § 5, stk. 1, 1. pkt., bibeholdes en vis fleksibilitet i forhold til, hvornår en virksomhed skal registrere sine transaktioner i bogføringen. Kravet skal ses i sammenhæng med forslagets § 4, stk. 1, 2. pkt., hvorefter bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Det vil sige, at en mindre virksomhed med få transaktioner kan registrere sine transaktioner mindre hyppigt end en virksomhed med mange transaktioner.
Virksomheder med ganske få transaktioner, der i dag får bogføringen udført af en bogholder eller en revisor, vil kunne fortsætte denne praksis, hvis registreringen i overensstemmelse med forslagets § 5, stk. 4, sker senest ved udløbet af fristen for virksomhedens lovpligtige indberetninger og angivelser.
Selve registreringerne udgør en helt central del af regnskabsmaterialet, og registreringerne skal som noget nyt ske digitalt i overensstemmelse med forslagets § 5, stk. 1, 1. pkt.
Køber en virksomhed f.eks. fem skriveborde og modtager en faktura herfor, vil virksomheden snarest muligt efter den har modtaget fakturaen, efter den foreslåede § 5, stk. 1, skulle registrere købet digitalt i sin bogføring. Virksomheden skal herudover efter den foreslåede § 8, stk. 1, nr. 2, senest 10 arbejdsdage efter registreringen i bogføringen, sørge for at dokumentationen for registreringen, dvs. fakturaen, foreligger digitalt. Er der tale om en papirfaktura, skal virksomheden således inden for 10-dages fristen sørge for at scanne fakturaen ind eller på anden måde sikre, at den opbevares digitalt. Er fakturaen modtaget digitalt, f.eks. pr. mail, er kravet om at regnskabsmaterialet skal foreligge digitalt allerede opfyldt. Der vil dog formentlig være behov for, at fakturaen opbevares digitalt et andet sted end i mailsystemet for at sikre en systematik, der gør, at virksomheden har det fornødne overblik over sit samlede regnskabsmateriale.
Kravet om, at registreringerne skal opbevares i 5 år, er en videreførelse af kravet i § 10, stk. 1, i den gældende bogføringslov.
Ifølge forslagets § 8, stk. 1, nr. 3, skal de øvrige dele af regnskabsmaterialet foreligge digitalt hurtigst muligt efter det er udarbejdet eller modtaget. Det gælder f.eks. virksomhedens beskrivelse af dens bogføringsprocedurer, efter forslagets § 3, nr. 2, og dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i virksomhedens årsrapport efter forslagets § 3, nr. 5. Forslaget indebærer således, at den bogføringspligtige får rimelig tid til at digitalisere eventuelle ikke digitale dokumenter m.v.
Kravet om digital opbevaring af regnskabsmateriale skal ifølge forslagets § 20, stk. 2, gælde for regnskabsmateriale, der vedrører økonomiske transaktioner, der finder sted den 1. januar 2023 og derefter. Med den foreslåede ordning skal den bogføringspligtige således ikke til at omdanne allerede eksisterende regnskabsmateriale, som kun foreligger i papirform, til digitalt format.
Det foreslås i § 8, stk. 1, nr. 4, at den bogføringspligtige skal sikre sig, at der løbende tages en digital sikkerhedskopi af regnskabsmaterialet, og at den digitale sikkerhedskopi opbevares på betryggende vis. Det er ikke angivet i den foreslåede bestemmelse, hvor ofte, den bogføringspligtige skal tage sikkerhedskopier af regnskabsmaterialet, da dette vil afhænge af virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang i overensstemmelse med forslagets § 4, stk. 1, 2. pkt. Kravet om at der løbende skal tages sikkerhedskopi vil dog for en virksomhed, som har mange daglige transaktioner, skulle forstås som et krav om, at der dagligt tages sikkerhedskopier. Omvendt vil en virksomhed, der ikke har daglige transaktioner, kunne nøjes med sjældnere at tage sikkerhedskopier. Under alle omstændigheder skal procedurerne for digital sikkerhedskopiering af virksomhedens regnskabsmateriale fremgå af beskrivelsen efter den foreslåede § 4, stk. 2, herunder skal det fremgå, hvor hyppigt virksomheden tager sikkerhedskopi.
Kravet om digital opbevaring af regnskabsmateriale, herunder kravet om digital opbevaring af en sikkerhedskopi skal ikke gælde for virksomheder med personlig hæftelse, når virksomhedens nettoomsætning ikke har oversteget 300.000 kr. i hvert af de to seneste indkomstår. For disse virksomheder videreføres det gældende krav i bogføringslovens § 10, stk. 1, om, at regnskabsmateriale skal opbevares i 5 år, og opbevaringen kan som i dag ske på papir. Forslaget er udtryk for, at det for meget små virksomheder kan være særlig svært at omstille sig til digital opbevaring, og at andelen af virksomheder med papirbårne processer er vurderet at være størst blandt de mindste virksomheder. Samtidig er det vurderingen, at der ved virksomheder med personlig hæftelse er et mindre hensyn at tage til, at bortkomst af regnskabsmateriale kan medføre tab for virksomhedens kreditorer.
Det foreslås at videreføre bestemmelsen i den gældende bogføringslovs § 10, stk. 4, i det foreslåede § 8, stk. 3. Det indebærer, at opbevaringsperioden på 5 år, som gælder efter forslagets § 8, stk. 1 og 2, ikke gælder for detailhandelsvirksomheders kassestrimler og tilsvarende interne bilag, da opbevaringsperioden for sådant regnskabsmateriale reguleres i skatte- og afgiftslovgivningen.
Den nye bogføringslov 2022
3.2.3. Den foreslåede ordning
Det som er markeret med fed er noget af det vigtigste.
Det foreslås som noget nyt i § 8, stk. 1, nr. 1, at virksomheder, der efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, har pligt til at udarbejde en årsrapport, eller hvis nettoomsætning i to på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr., skal opbevare regnskabsmaterialet digitalt, mens opbevaringsperioden på 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, foreslås videreført. Den foreslåede § 3 afgrænser, hvad der anses for virksomhedens regnskabsmateriale.
Digital opbevaring af regnskabsmateriale skal forstås således, at regnskabsmaterialet skal være maskinlæsbart (binært) og opbevares på et digitalt medie, der befinder sig enten i virksomheden eller hos en tredjepart. Digital opbevaring kan således f.eks. være opbevaring på en server, uanset om denne er placeret hos virksomheden selv eller hos en tredjepart, f.eks. i en cloudløsning. Der foreslås således ikke nogen begrænsninger i forhold til, hvor det digitale medie, hvorpå regnskabsmaterialet opbevares, fysisk er placeret. Den foreslåede ordning er således i overensstemmelse med Europa Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1807 af 14. november 2018 om en ramme for fri udveksling af andre data end personoplysninger i Den Europæiske Union.
Kravet om digital opbevaring kan også opfyldes ved at lagre et billede af en faktura på f.eks. en smartphone eller en tablet. Der er ikke krav om, at al virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på samme digitale medie. Virksomheden skal imidlertid have et klart overblik over, hvor og hvordan regnskabsmaterialet opbevares, og dette gælder også for den digitale sikkerhedskopi af regnskabsmaterialet. Det skal fremgå af beskrivelsen af virksomhedens bogføringsprocedurer efter forslagets § 4, stk. 2, hvor det originale regnskabsmateriale og sikkerhedskopien opbevares, og hvem der er ansvarlig herfor. En myndighed, som er berettiget til at udføre kontrol med en virksomhed, og som derfor har hjemmel til at kræve de nødvendige oplysninger, kan efter forslagets § 12, stk. 4, fastsætte en rimelig frist for denne udlevering. Hvis virksomheden ikke inden for denne frist er i stand til at stille det krævede regnskabsmateriale eller sikkerhedskopien heraf til rådighed for myndigheden, fordi virksomheden opbevarer regnskabsmaterialet på en række forskellige enheder og medier, som virksomheden ikke har overblik over, vil det være en alvorlig overtrædelse af såvel den foreslåede § 4, stk. 2, om beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer, af § 8, stk. 1 eller 2, om opbevaringspligt og af § 12 om virksomhedens pligt til at stille virksomhedens regnskabsmateriale til rådighed i forbindelse med myndigheders kontrol. Det må derfor generelt anbefales, at virksomhederne tilstræber at opbevare sit regnskabsmateriale på et mindre antal medier eller enheder, og navnlig at der tages en samlet sikkerhedskopi af hele virksomhedens regnskabsmateriale.
Kravet indebærer, at hvis en bogføringspligtig f.eks. modtager en kvittering på papir, skal kvitteringen scannes ind på et digitalt medie eller på anden måde overføres til et digitalt medie og derefter opbevares digitalt i hele opbevaringsperioden. Modtages en faktura derimod pr. mail, er fakturaen allerede digital. Den bogføringspligtige kan naturligvis udskrive fakturaen på papir, hvis det ønskes, men for at opfylde kravet om digital opbevaring, skal fakturaen fortsat opbevares i mailsystemet eller på anden vis digitalt.
Det foreslås i § 8, stk. 1, nr. 2, at de dele af regnskabsmaterialet, der dokumenterer rigtigheden af registreringerne i bogføringen, skal foreligge digitalt senest 10 dage efter, at den digitale registrering efter forslagets § 5, stk.
1, 1. pkt., har fundet sted.
Ifølge § 5, stk. 1, 1. pkt., skal alle transaktioner registreres digitalt snarest muligt efter, at de forhold, der er grundlag for registreringerne, foreligger. Med forslagets § 5, stk. 1, 1. pkt., bibeholdes en vis fleksibilitet i forhold til, hvornår en virksomhed skal registrere sine transaktioner i bogføringen. Kravet skal ses i sammenhæng med forslagets § 4, stk. 1, 2. pkt., hvorefter bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Det vil sige, at en mindre virksomhed med få transaktioner kan registrere sine transaktioner mindre hyppigt end en virksomhed med mange transaktioner.
Virksomheder med ganske få transaktioner, der i dag får bogføringen udført af en bogholder eller en revisor, vil kunne fortsætte denne praksis, hvis registreringen i overensstemmelse med forslagets § 5, stk. 4, sker senest ved udløbet af fristen for virksomhedens lovpligtige indberetninger og angivelser.
Selve registreringerne udgør en helt central del af regnskabsmaterialet, og registreringerne skal som noget nyt ske digitalt i overensstemmelse med forslagets § 5, stk. 1, 1. pkt.
Køber en virksomhed f.eks. fem skriveborde og modtager en faktura herfor, vil virksomheden snarest muligt efter den har modtaget fakturaen, efter den foreslåede § 5, stk. 1, skulle registrere købet digitalt i sin bogføring. Virksomheden skal herudover efter den foreslåede § 8, stk. 1, nr. 2, senest 10 arbejdsdage efter registreringen i bogføringen, sørge for at dokumentationen for registreringen, dvs. fakturaen, foreligger digitalt. Er der tale om en papirfaktura, skal virksomheden således inden for 10-dages fristen sørge for at scanne fakturaen ind eller på anden måde sikre, at den opbevares digitalt. Er fakturaen modtaget digitalt, f.eks. pr. mail, er kravet om at regnskabsmaterialet skal foreligge digitalt allerede opfyldt. Der vil dog formentlig være behov for, at fakturaen opbevares digitalt et andet sted end i mailsystemet for at sikre en systematik, der gør, at virksomheden har det fornødne overblik over sit samlede regnskabsmateriale.
Kravet om, at registreringerne skal opbevares i 5 år, er en videreførelse af kravet i § 10, stk. 1, i den gældende bogføringslov.
Ifølge forslagets § 8, stk. 1, nr. 3, skal de øvrige dele af regnskabsmaterialet foreligge digitalt hurtigst muligt efter det er udarbejdet eller modtaget. Det gælder f.eks. virksomhedens beskrivelse af dens bogføringsprocedurer, efter forslagets § 3, nr. 2, og dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i virksomhedens årsrapport efter forslagets § 3, nr. 5. Forslaget indebærer således, at den bogføringspligtige får rimelig tid til at digitalisere eventuelle ikke digitale dokumenter m.v.
Kravet om digital opbevaring af regnskabsmateriale skal ifølge forslagets § 20, stk. 2, gælde for regnskabsmateriale, der vedrører økonomiske transaktioner, der finder sted den 1. januar 2023 og derefter. Med den foreslåede ordning skal den bogføringspligtige således ikke til at omdanne allerede eksisterende regnskabsmateriale, som kun foreligger i papirform, til digitalt format.
Det foreslås i § 8, stk. 1, nr. 4, at den bogføringspligtige skal sikre sig, at der løbende tages en digital sikkerhedskopi af regnskabsmaterialet, og at den digitale sikkerhedskopi opbevares på betryggende vis. Det er ikke angivet i den foreslåede bestemmelse, hvor ofte, den bogføringspligtige skal tage sikkerhedskopier af regnskabsmaterialet, da dette vil afhænge af virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang i overensstemmelse med forslagets § 4, stk. 1, 2. pkt. Kravet om at der løbende skal tages sikkerhedskopi vil dog for en virksomhed, som har mange daglige transaktioner, skulle forstås som et krav om, at der dagligt tages sikkerhedskopier. Omvendt vil en virksomhed, der ikke har daglige transaktioner, kunne nøjes med sjældnere at tage sikkerhedskopier. Under alle omstændigheder skal procedurerne for digital sikkerhedskopiering af virksomhedens regnskabsmateriale fremgå af beskrivelsen efter den foreslåede § 4, stk. 2, herunder skal det fremgå, hvor hyppigt virksomheden tager sikkerhedskopi.
Kravet om digital opbevaring af regnskabsmateriale, herunder kravet om digital opbevaring af en sikkerhedskopi skal ikke gælde for virksomheder med personlig hæftelse, når virksomhedens nettoomsætning ikke har oversteget 300.000 kr. i hvert af de to seneste indkomstår. For disse virksomheder videreføres det gældende krav i bogføringslovens § 10, stk. 1, om, at regnskabsmateriale skal opbevares i 5 år, og opbevaringen kan som i dag ske på papir. Forslaget er udtryk for, at det for meget små virksomheder kan være særlig svært at omstille sig til digital opbevaring, og at andelen af virksomheder med papirbårne processer er vurderet at være størst blandt de mindste virksomheder. Samtidig er det vurderingen, at der ved virksomheder med personlig hæftelse er et mindre hensyn at tage til, at bortkomst af regnskabsmateriale kan medføre tab for virksomhedens kreditorer.
Det foreslås at videreføre bestemmelsen i den gældende bogføringslovs § 10, stk. 4, i det foreslåede § 8, stk. 3. Det indebærer, at opbevaringsperioden på 5 år, som gælder efter forslagets § 8, stk. 1 og 2, ikke gælder for detailhandelsvirksomheders kassestrimler og tilsvarende interne bilag, da opbevaringsperioden for sådant regnskabsmateriale reguleres i skatte- og afgiftslovgivningen.
Arkiver
Kategorier
Tags
Kalender